De zaal is geboekt, het eten is geregeld en toch valt de avond tegen, omdat de helft van de collega’s geen parkeerplek kon vinden. De plek waar je een bedrijfsfeest houdt, bepaalt vaak meer dan het programma zelf. Toch wordt die keuze nogal eens als laatste gemaakt, terwijl de locatie juist het vertrekpunt zou moeten zijn. Wie vroeg nadenkt over de ruimte, voorkomt later veel gepuzzel met logistiek, geluid en sfeer.
Waar een goede feestlocatie aan moet voldoen
Een ruimte die er op foto’s prachtig uitziet, kan in de praktijk tegenvallen. Of een plek werkt, hangt af van een handvol praktische zaken die je het beste vooraf afvinkt. Een handig overzicht hierover staat op de pagina Locatie bedrijfsfeest, waarop de belangrijkste eisen op een rij staan. De kern komt op het volgende neer:
- Goed bereikbaar met de auto en met het openbaar vervoer
- Voldoende parkeergelegenheid in de buurt
- Genoeg ruimte voor alle genodigden, ook als iedereen tegelijk binnenkomt
- Een akoestiek waarin gasten elkaar nog goed kunnen verstaan
- Een bar en keuken, of de ruimte om externe catering kwijt te kunnen
- Een plan B voor slecht weer als een deel van het feest buiten plaatsvindt
Voldoet een plek aan deze punten, dan heb je de basis op orde. De rest, van inrichting tot menu, bouw je daaromheen. Let bij de afmetingen ook op het aantal gasten, want een zaal die halfleeg oogt, drukt de sfeer net zo hard als een ruimte waarin iedereen op elkaars lip zit. Informeer daarnaast vooraf naar de stroomvoorziening, want foodtrucks, verlichting en geluidsapparatuur vragen al snel meer vermogen dan een gewone ruimte levert, en dat kom je liever niet op de avond zelf tegen.
Eigen pand of een externe locatie
Een van de eerste keuzes is of je het feest op je eigen bedrijfsterrein houdt of uitwijkt naar een externe plek. Op eigen terrein zit je dicht bij huis en houd je de kosten vaak lager. Er is bovendien een fiscaal voordeel: een feest op de eigen locatie valt onder de werkkostenregeling, terwijl een externe locatie eerder als loon kan worden aangemerkt. Stem dit wel af met je boekhouder, want de regels rond de vrije ruimte veranderen regelmatig. Een externe locatie geeft daarentegen meer sfeer en haalt collega’s even uit de vertrouwde werkomgeving, wat het feestelijke gevoel ten goede komt. Externe locaties zijn er in alle soorten, van een restaurant aan het water tot een monumentale fabriekshal of een omgebouwde boerderij. Welke past, hangt af van de grootte van de groep en de uitstraling die je voor ogen hebt.
Een lege ruimte ombouwen tot feestlocatie
Een locatie hoeft geen kant-en-klare feestzaal te zijn. Een loods, een leegstaand kantoorpand, een parkeerplaats of zelfs een weiland verandert met de juiste aankleding in een verrassende plek. Steeds meer bedrijven kiezen hier bewust voor, omdat een ongewone ruimte langer blijft hangen dan een standaardzaal. Eventorganisatoren zoals Slump richten zulke ruimtes volledig in, van meubilair en verlichting tot catering en geluid. Het voordeel van zo’n totaalaanpak is dat techniek, sfeer en logistiek op elkaar zijn afgestemd, zodat je tijdens het feest zelf nergens meer naar hoeft om te kijken. Plan wel ruim op tijd, want voor de leukere locaties en data is een halfjaar vooruit geen overbodige luxe.
De juiste plek als startpunt
Een geslaagd bedrijfsfeest begint niet bij het thema of het menu, maar bij de vraag waar je samenkomt. Een plek die bereikbaar is, genoeg ruimte biedt en past bij de sfeer die je voor ogen hebt, maakt al het andere makkelijker. Neem die keuze daarom serieus en gun jezelf de tijd om te vergelijken. Dan wordt de locatie geen bijzaak, maar de basis waarop de hele avond rust.